团委
 
 分团委文档管理制度
2008-11-10   访问次数:  

第一章 总则

第一条 分团委文档主要包括文书、档案等原始的或电子的材料。文档是分团委工作信息的重要载体,是分团委工作必不可少的史料和凭证,为有效推进分团委文档的规范化、制度化、科学化进程,提高文档的保密性,保障档案的安全保管以及合理的开发利用,同时结合我院分团委的实际情况,特制定本制度。

第二条 分团委文档管理工作须维护文档的真实性和完整性,实行统一管理、规范保存的办法。

第二章 文档管理

第三条 秘书处负责分团委文档工作,负责文档的收集、整理、保管、开发工作,其他各部门须设立专人负责本部门文档的收集和整理,并在规定时间内报送秘书处存档,秘书处于学年初整理上一学年的文档并整理封存。

第四条 分团委秘书处文档主要包括:

1、分团委的会议记录、工作纪要和工作活动记录;

2、分团委各部门的工作计划、工作总结和重大活动方案; 
3、分团委的请示报告,经验材料和上级下发的各种文件; 
4、分团委与外校交流的资料; 
5、分团委有关人事考核、奖惩、任免资料;  
6、分团委人员名单及人员调动情况;

7、校内外各相关单位的通讯方式;

8、分团委与各院系分团委的交流资料。 
9、其他有保存价值的各种资料(秘书处视情况而定);

部门上缴材料包括:
A:部门日常工作情况:

①学期工作计划,小结;
②部门工作制度;
③内部建设方案
B:大型活动相关材料:

①活动策划书
②经费预算表(或经费清单)
③过程记录,结果评价
④其他文字,图片资料

第五条 分团委干部、干事任职开始时,有关部门应为其设立人事档案,人事档案作为干部干事考核的参考材料。

第六条 各部门应在每学期开学一个月内把学期(学年)工作计划送档,应在每学期最后一个月把学期(学年)工作总结送档,分团委主办的各活动项目的承办部门应在活动项目结束后一个星期内把活动项目的计划和总结一式两份一份上交秘书处存档,一份由该部分自行存档。活动组织者负责收集活动的相关文字、视音频资料,一份上交秘书处电子存档,一份由该部门自行存至部门盘。

第七条 各部的工作及活动项目应为分团委文档管理做基础工作,重视文件资料管理工作,及时将相关工作资料添至各部文件夹中同时及时移除不需要的文件,确保各部文件夹中资料更新的时效性。

第八条 因工作需要外借业务文档的,时间最长不超过一个月,要求继续使用的,应办理续借手续。经办人应作借出登记,归还时撤销登记,借用人员在日用过程中应保证文档完好无缺,到期归还或续借,学期末秘书处应清点文档,督促借出人归还。

第九条 各部门送档的资料作为年度评优等工作考评的参考资料。

第三章 附则

第十条 本制度自公布之日起生效。    
第十一条 本制度的解释权归南京林业大学土木工程学院分团委所有。

                                                             

                                                            南京林业大学

       土木工程学院分团委

 

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